Forma je dio baze podataka koji se koristi za manipulaciju podacima tabele ili upita (pregled podataka, brisanje, mijenjanje ili dodavanje podataka). Obično prikazuje samo jedan zapis tabele ili upita, za prikaz više zapisa istovremeno potrebno je da su tabele u relacijskoj vezi.

Najjednostavniji način kreiranje forme je odabirom autoform opcije. Forma se na taj način kreira iz prethodno izabrane tabele ili upita. Takva će forma sadržavati sva polja koje sadržava i objekt iz kojeg je kreirana. No, kako takav način kreiranja forme često neće zadovoljiti korisnika na raspolaganju je tzv. vodić za kreiranje forme. Kao i kod autoform opcije prethodno je potrebno izabrati objekt iz kojeg će se kreirati forma (tabelu ili upit), a ostali posao oko kreiranja forme se svodi na biranje ponuđenih mogućnosti i kasnije na dodavanje kontrola.

Kao pomoć u kreiranju formi Access nudi na izbor četiri različite vrste formi i to:

- jednostupčana

Jednostupčana i tabelarna forma kreiraju se na isti način. Kod odabira jednostupčane forme sva odabrana polja iz tabele ili upita bit će prikazana u jednom stupcu. Ova forma je ista kao i forma koja je kreirana opcijom autoform osim što se za jednostupčanu form odabiru polja tabele ili upita koja će forma sadržavati dok autoforma sadržava sva polja objekta iz kojeg je kreirana. Tabelarna forma prikazuje sva polja iz zapisa u jednom retku.

Forma-podforma prikazuje podatke iz dvije tabele ili upita. Sadržaj tih formi se može povezati tako da glavna forma prikazuje jedan dio podataka o nekom objektu (entitetu), a podforma drugi.

Graf forma prikazuje podatke iz tabele ili upita u obliku grafa. Oblik grafa moguće je izabrati od ponuđenih oko 15 različitih oblika grafova (to su grafovi iz programa Microsoft Graph koji je sastavni dio Word for Windows programa). Prema tome moguće je koristiti sve mogućnosti koje nudi Microsoft Graph (npr. vodoravni ili okomiti grafovi).

Može se još napomenuti da svaka od navedenih vrsta formi može prikazivati podatke u pet različitih stilova (uokvireno, uvučeno itd.).

- vezane kontrole - označavaju polje tabele ili upita

- nevezane kontrole - označavaju druge objekte koji se dodaju formi

- kontrole za računanje - izvršavaju računske operacije

Forma je podijeljena na dijelove (sekcije) koje je moguće kontrolirati npr. makronaredbama i to:

- zaglavlje stranice (forma može biti na više stranica)

- detaljni red (u njemu su prikazani podaci iz tabele ili upita)

- podnožje stranice

Za polja u formi je moguće postavljati inicijalne vrijednosti, odabrati oblik pisma u kojem će se podaci ispisivati na zaslonu ili pisaču, podesiti boje ili pak zaključavati zapise ako se radi u mrežnom okruženju i dr.

Ako se na naprijed navedene načine još uvijek ne mogu postići željeni rezultati mogu se koristiti izrazi u formama. Izraz nam može poslužiti za bilo kakvo izračunavanje, postavljanje broja stranice, datuma itd. Svaki se izraz sastoji od polja tebele ili upita iz kojeg je forma kreirana i neke funkcije (već ugrađene funkcije ili korisnički definirane funkcije u Access Basicu) i pohranjuje se kao dio baze podataka.

Njima se određuje:

- naslov forme ( Caption )

- tabela ili upit iz kojeg će se koristiti podaci ( Record Source ). Kao izvor podataka za formu može se koristiti i SQL naredba.

- određivanje broja vidljivih zapisa na zaslonu. Moguće je odabrati:

- jednostupčanu formu ( prikazuje podatke jednog zapisa )

- ostalim karakteristikama određuje se pismo za prikaz podataka, zaključavanje zapisa itd.

Budući da je forma podijeljena na više dijelova svaki od tih dijelova im svoje karakteristike preko kojih je moguće njima upravljati. Pri tome detaljni red, zaglavlje i podnožje forme imaju iste karakteristike dok zaglavlje i podnožje stranice imaju podskup karakteristika prije navedenih dijelova forme.