Aplikacije koje mogu razmjenjivati podatke s drugim aplikacijama u Windows okruženju danas postaju standard. Pod razmjenom se podrazumijeva prenošenje podataka u drugi program i obrnuto. Na taj način mogu se koristiti mogućnosti tih drugih programa te ih nije potrebno ugrađivati u npr. sustave za upravljanje bazama podataka.

Access može razmjenjivati podatke sa slijedećim sustavima za upravljanje bazama podataka:

te s moćnim programskim paketom Microsoft Office koji uključuje:

- Excel ( jedan od najpopularnijih tabličnih kalkulatora )

- Microsoft Mail ( elektronička pošta )

Razmjena podataka s drugim sustavima za za upravljanje bazama podataka ima višestruke prednosti. Nekada se i nije razmišljalo o prijelazu na sustav ( ili u ono vrijeme programski jezik ) koji bi bio bolji odnosno koji bi efikasnije ispunio naše zahtjeve (potrebe), već se uporno ostajalo na starom sustavu koji se povremeno nadograđivao. Primjer za to je programski jezik COBOL koji je još i danas prisutan ( mada je moderniziran ) i kojeg nije nadrasla ni pojava modernih sustava koji mogu ispuniti većinu naših zahtjeva (smatra se da je pola programa uopće ikada napisanih napisano u COBOL-u). Jedan od razloga za to bio je i taj da je svaki sustav razvio različite formate datoteka za pohranjivanje podataka. Prijelaz na novi odnosno drugi sustav značilo bi ignoriranje svega do sad učinjenog jer se podaci iz starog sustava nisu mogli upotrijebiti. Troškove koje bi to izazvalo nije ni potrebno spominjati.

Da bi se to izbjeglo počeli su se pojavljivati sustavi koji su mogli prebaciti podatke iz starog formata u novi. No, to ipak zahtijeva određen posao, a rezultati su ponekad nezadovoljavajući ( novi sustav koristi veća polja od starog te se tako nepotrebno troši prostor, a time i brzina ). Kako bi se to izbjeglo u novije vrijeme nastaju sustavi kakav je i Access koji mogu prebaciti podatke u svoj format, ali što je još važnije mogu raditi i s formatima datoteka naprijed navedenih sustava tj. obrađivati podatke u kao da su to datoteke (tabele) u Accessu. To znači da npr. datoteku iz dBase-a možemo ažurirati, a na temelju nje napraviti izvještaj u Accessu čije su mogućnosti na tom polju svakako veće.

Foxpro i dBase - tabele odnosno podaci se iz jednog sustava mogu prevesti u Access format ili pak se može samo uspostaviti veza s njima i to s podacima iz sustava dBase III i IV te Foxpro 2.0 i 2.5. Pri tome ako se podaci povezuju neće biti moguće promijeniti strukturu tabele osim opisa polja tabele. Da bi se s podacima povezane tabele moglo raditi potrebno je izabrati i odgovarajuće indekse ( Access prepoznaje formate .NDX, .MDX, .IDX, .CDX, ali ne prepoznaje Clipper .NTX format ).

Paradox - datoteke ovog popularnog sustava za upravljanje bazama podataka moguće je ili prevesti u Access format ili pak samo uspostaviti vezu s njima i to za inačice 3.0, 3.5 i 4.0. Kod povezivanja potrebno je obratiti pažnju da li odgovarajuća datoteka ( tabela ) ima index ( .PX datoteku ) jer ako ovaj ne postoji neće se moći pristupiti podacima. Potrebno je napomenuti da ako se prenosi tabela koja je sortirana po ključu koji je veći od 255 znakova da će se ona moći samo čitati u Access-u. Kod prebacivanja podataka u Access potrebno je odabrati Paradox-ov stil zaključavanja tabela. Zbog problema zaključavanja podaci se iz Paradox-a neće moći prebaciti u Access ako su oni smješteni na jedinici koju je moguće samo čitati (npr. CD ROM-u). Ako se radi o mrežnom okruženju svi korisnici moraju imati isti ParadoxNetPath parametar ( to se podešava u dijelu .INI datoteke pod naslovom Paradox ISAM ).

Da bi se podaci iz Paradox-a mogli koristiti, posebice ako će se koristiti više tabela s više indeksa potrebno je napraviti neke preinake u CONFIG.SYS datoteci ( parametar FILES ne smije biti manji od 40 ), a treba osigurati:

- jednu datoteku za Paradox tabelu s primarnim ključem

Ako se koristi 3.x način zaključavanja datoteka treba osigurati:

- jednu datoteku za svaku Paradox .LCK datoteku

- jednu datoteku za direktorij ( ako će se simultano pristupati podacima )

Za 4.x način zaključavanja ovo se podvostručuje.

Btrieve - prebacivanje podataka iz ovog programa odnosno programa koji koriste ovaj format datoteka razlikuje se od naprijed navedenih načina. Btrieve sadrži rječnik podataka pa je za njgovo prebacivanje potrebno imati WBTRCALL.DLL datoteku. Kao i kod drugih sustava podatke iz Btrieve-a je moguće prebaciti u Access format ili samo povezati s Access-om.

Kod korištenja mreže podaci koje dodaju drugi korisnici ( ako jedni koriste Paradox, a drugi Access ) u Paradox-u neće biti vidljivi za korisnike Access-a sve dok se ne zatvori aktivna tabela i ponovo otvori. Ako se podaci žele razmjenjivati u mrežnom okruženju mora se u datoteci MSACC20.INI pod naslovom Paradox ISAM odrediti ime korisnika ( Paradox User Name )

SQL - tabele se mogu povezati ili prebaciti u Access ali se za to koristi ODBC odnosno potrebno je imati ODBC za izvjesni sustav. Access uključuje ODBC pogonitelje za Microsoft SQL poslužilac te Sybase SQL poslužilac. Za ostale pogonitelje ( npr. pogonitelj za sustav ORACLE potrebno je kontaktirati s proizvođačem Access-a). Da bi se povezivanje ili prebacivanje moglo obaviti potrebno je instalirati ODBC pogonitelje ( da li pogonitelj postoji ili ne može se vidjeti u kontrolnoj ploči ( Control Panel ) Windowsa jer su pogonitelji prikazani ikonom ). I tu se prevođenje ili povezivanje razlikuje od drugih sustava jer je potrebno uspostaviti vezu sa SQL-om koji se koristi u mreži. Dakle, potrebno je u uobičajenom postupku naznačiti ime korisnika te šifru korisnika što ujedno predstavlja i zaštitu od neovlaštenog pristupa.

Tekst datoteke - te se datoteke mogu prebaciti u Access samo ako su zapisi fiksnog formata ( fiksne dužine ) ili su podaci u zapisu odvojeni nekim znakom interpunkcije npr. dvotočkom . Potrebno je napomenuti da se svaki red tekst datoteke tretira kao zapis pa neće imati smisla prebacivati podatke ako "kolone" tekst datoteke nisu istoga tipa ( npr. jedna kolona sadrži brojeve, a u drugom redu na istome mjestu neki duži tekst ). Kod prebacivanja tekst datoteke fiksne dužine zapisa potrebno je naznačiti gdje je ona kreirana ( u Windows-ima, DOS-u ili OS/2 operacijskom sustavu ), znak kojim je odvojen tekst, znak kojim su odvojena polja zapisa te formate polja ( ime polja, tip, početak, završetak ). Format polja nije potrebno zadavati ako postoji tabela u koju će se ti podaci prebaciti ( ili se ta tabela može kreirati baš za tu namjenu ). U tom slučaju izabere se odgovarajuća tabela.

Tablični kalkulatori - u Access je moguće prevesti podatke iz Excela ili Lotus 1-2-3 tabličnog kalkulatora. Ovo je vrlo korisna mogućnost, ako se zna snaga ovih programa i visok postotak njihove poslovne primjene ( razne analize, statistika ...).

Microsoft Mail - koristeći ovu aplikaciju mogu se poslati tabele, upiti, forma ili izvještaj drugom korisniku ( pretpostavka je da su korisnici povezani preko mreže ). Podaci koji se šalju mogu biti u Excel formatu ( .XLS ), RTF (Rich Text Format) te u formatu teksta napisanog u MS DOS-u.

Podaci se iz Access-a mogu prebaciti u Word for Windows 6 u obliku tabele ili upita ( koristeći dinamičku razmjenu podataka ili ODBC pogonitelj ) ili pak je moguće uspostaviti vezu između podataka u Access-u i dokumenta u Word-u. Promjena tabele ili upita koji je povezan s dokumentom u Word-u rezultirat će promjenom samog dokumenta.

Kod prevođenja podataka u Access mogu se pojaviti razni problemi pa ako se to dogodi Access kreira tabelu u kojoj svaki red označava opis jedne greške.

Mogući problemi su:

- kod prevođenja podataka iz tabličnog kalkulatora pojavljuje se greška ako postoji oznaka N/A što u tab. kalkulatoru znači da nema podataka. Access će to protumačiti kao pogrešan tip podataka. Problem riješiti na taj način da se uklone te oznake pa ako su baš potrebne mogu se naknadno dodati u Access-u.

- polja izvorne tabele duža su od odredišne. Potrebno je uskladiti veličinu polja.