IZBORNIK TOOLS

Mogućnosti izbornika Tools:

• Spelling and Gramar - provjera pravopisa - ne radi za hrvatski jezik
• Language - odabir jezika na kojem je naopisan tekst
• WordCount - statistika dokumenta (broj riječi, slova, odlomaka)
• AutoSumarize - izrada sažetka (neuporabljivo za naš jezik)
• AutoCorrect - ispravljanje riječi - pisanje kraticama
• Track Changes - grupni rad na dokumentu
• Merge Document - spajanje dokumenata
• Protect Document - zaštita dokumenta od promjena
• Mail Merge - cirkularna pisma
• Envelopes and labels - ispis adresa na kuverte
• Letter Wizard - vodić za stavaranje dokumenta u obliku pisma (za engleski jezik)
• Macro - makronaredbe
• Customize - namještanje traka s alatima
• Options - namještanje worda prema vlastitim potrebama

 AutoCorrect

Omogućava ispravljanje pogrešno napisanih riječi ili pisanje pomoću kratica (riječi, simbola). U AutoCorrect može se staviti puno riječi i povezati ih kraticama te na taj način ubrzati proces pisanj teksta. Za veće količine teksta treba se koristiti AutoTextom.

Correct two initial capitals - ispravlja dva velika slova na početku rečenice na jedno (ako smo predugo držali tipku Shift)

Capitalize first letters of sentences - prvo slovo rečenice pretvara u veliko

Capitalize names of days - piše velikim slovima prva slova dana

Correct accidental usage of caps lock key - ispravlja tekst ako smo slučajno imali uključena velika slova (Caps lock tipku). Riječ iVAN zamijeniti će rječju Ivan.

Replace text as you type - zamjenjuje kratice tekstom (naravno, ako se nalaze u AutoCorrectu). isključivanjem ove mogućnosti neće se zamjenjivati kratice tekstom bez obzira na to da ih imamo u AutoCorrectu. Ukoliko imate neke kratice u AutoCorrectu ova mogućnost mora biti uključena.

Postavljanje teksta u AutoCorrect

1. Tools, AutoCorrect
2. U listu Replace upišite kraticu (npr. sv)
3. U listu With upišite riječi npr. Svijet knjige
4. Odaberite gumb Add
5. Odaberite OK

Djelovanje AutoCorrecta

1. Napišite kraticu (npr. sv)
2. Pritisnite razmaknicu

Na mjestu kratice ispisalo se Svijet knjige.

Brisanje riječi iz AutoCorrecta

1. Tools, AutoCorrect
2. U listu Replace upišite kraticu ili dio kratice (npr. sv)
3. Ispod liste pronađite kraticu i riječi
4. Kliknite mišem na taj redak ( s kraticom i riječima)
5. Odaberite gumb Delete
6. Odaberite OK

Na kartici AutoFormat As you type mogu se uključiti ili isključiti mogućnosti vezane uz oblikovanje teksta kao što su oblikovanje popisa (lists), razlomaka (fractions) itd.

Mail Merge

Omogućava stvaranje tzv. cirkularnih pisama. Cirkularno pismo je standardizirano pismo koje želimo poslati na više adresa. U tom obrascu mijenja se samo npr. Ime i prezime, adresa primatelja itd. Word nam omogućava da ta polja koja se mijenjaju upišemo u jedan dokument, a obrazac u drugi te ih spojimo po potrebi. Word će tada umjesto polja ubaciti njihove vrijednosti i napraviti više dokumenata (već prema tome koliko smo podataka upisali).

Izrada cirkularnih pisama

Napravite standardiziran obrazac u koji ćete ubacivati polja. Pohranite ga pod nekim nazivom.

1. Tools, Mail Merge
2. Odaberite Create, Form Letters,Active Window
3. Odaberite Get Data, Create Data Source
4. Sa Remove Field Name uklonite sva Wordova polja
5. U listu Fileld Name upišite naziv polja (bez razmaka) i odaberite Add Filed Name. Ponovite taj korak za više polja i kada ste upisali sva polja odaberite OK.
6. Upišite naziv dokumenta pod kojim želite pohraniti te podatke
7. Odaberite Edit, Data Source
8. Upišite vrijednosti u polja i odaberite Add New. Ponovite postupak za više vrijednosti i odaberite OK
9. U izvornom dokumentu iz trake koja se pojavila odaberite Insert Merge Field i odaberite polje. Ponovite postupak za sva polja. Sredite po potrebi izvorni dokument (takko da nema nepotrebnih razmaka itd.)
10. Odaberite Tools, Mail Merge pa gumb Merge
11. Odaberite gumb Merge u dijaloškom okviru koji se pojavio

Word je sada napravio cirkularno pismo koje možete pregledati ako odaberete PrintPreview. Taj dokumenet možete pohraniti i ispisivati prema želji.

Za promjenu podataka (polja) koja se mijenjaju odaberite na traci s alatima (u izvornom dokumentu) alat Edit Data Source.

Polja koja se mijenjaju moguće je upisati u programu Excel samo što će se tada u koraku 2 odabrati Get Data, Open data Source i dokument iz Excela.

Envelopes and Labels

Omogućava ispis adresa na omotnice za pisma. Pri tome, omotnice na koje će se ispisivati stavljaju se u drugi ulaz za papir na pisaču (obično ima malu sličicu kuverte).

Delivery Address - upišite adresu primatelja

Return Address - upišite adresu pošiljaoca (vašu adresu)

Envelope options - određuje se veličina omotnice

U listi Envelope Size odabiremo veličinu omotnice, ako nismo pronašli veličinu naše omotnice odabiremo Custom size, te upisujemo veličinu omotnice.

U listama Delivery Address i Return Address određujemo položaj pojedine adrese na omotnici (From Top - udaljenost od gornjeg ruba, From Left - udaljenost od lijevog ruba)

Printing Options - određuju se parametri važni za ispis na pisaču - kako ćemo stavljati omotnicu i iz koje ladice će pisač uzimati omotnice.

Za ispis adrese na omotnici odabiremo gumb Print.

Kada počinjete ispisivati adrese dobro je prvo probati na jednom papiru pa prema tome namjestiti potrebne parametre.

Customize

Omogućava namještanje traka s alatima prema vlastitim potrebama. Na taj način se mogu postaviti ili oduzeti neki alati s postojećih traka s alatima ili napraviti vlastita traka s alatima.

Stvaranje trake s alatima:

1. Tools, Customize
2. Odaberite gumb New
3. Upišite naziv trake (npr. Moja) i odaberite OK
4. Prebacite se na karticu Commands
5. Iz liste Commands lijevom tipkom miša prebacujte željene komande na traku s alatima.
6. Nakon što prebacite alat možete odabrati gumb Modify Selection i odrediti što će se prikazati na traci s alatima (Default Style - samo sličica alata, Text Only - samo tekst itd.) .
7. Odaberite Close i vaša traka s alatima je gotova.